Digitalizzazione dell’archivio cartaceo (dematerializzazione): Segreteria Digitale può essere utilizzata per compiti semplici; ad esempio, se si vuole digitalizzare l’archivio cartaceo, il Dirigente può incaricare un collaboratore scolastico per scansionare ed importare massivamente tutti i files sull’Area Temporanea di Segreteria Digitale. Questi ultimi potranno essere catalogati e gestiti successivamente dai vari responsabili di area.

Gestione Documenti: Segreteria Digitale non si ferma al banale ruolo di strumento di dematerializzazione ma essendo un vero prodotto di gestione documentale consente la semplificazione di tutti i procedimenti amministrativi.

Procedimenti: Attraverso l’utilizzo dei Procedimenti, l’utente abilitato, può organizzare tutte le fasi di un lavoro prevedendo attività che coinvolgono più persone (responsabili). Un esempio di procedimento è quello dell’elaborazione delle pagelle (vedi pagine successive).

Documenti: Un documento, in alternativa, può anche essere gestito senza dovergli assegnare necessariamente un procedimento. Un esempio pratico è la conservazione della fatture elettroniche: queste possono essere semplicemente importate ed inviate direttamente in conservazione sostitutiva (vedi esempio nelle pagine successive).